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Prozessaufnahme
Wissenschaftliche Betrachtung der Prozessaufnahme
Ein Prozess ist eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten oder Arbeitsschritten, die darauf abzielen, ein bestimmtes Ziel zu erreichen oder ein definiertes Ergebnis zu liefern.
„Prozesse bilden das organisatorische Rückgrat von Unternehmen – und nicht Organisationsstrukturen. […] Wir beobachten, dass Reorganisationsprojekte
zunächst an den Strukturen ansetzen und sich erst danach der Optimierung der
Geschäftsprozesse zuwenden.“
« Der Betrieb, in Wirklichkeit ein fortwährender Prozess. »
(Best & Weth, 2009, S.9)
Prozessmanagement (auch Business Process Management, kurz BPM) bezeichnet die systematische Planung, Steuerung, Analyse und Optimierung von Prozessen innerhalb einer Organisation.
Ziel ist es, die Effizienz, Effektivität und Qualität von Prozessen zu steigern, um die Unternehmensziele besser zu erreichen.
Erstaufnahme und Analyse in Excel
Im Kontext der Prozessaufnahme bezieht sich eine Erstaufnahme und Analyse in Excel auf den ersten Schritt der Datenerfassung und -auswertung, bei dem grundlegende Informationen über die Prozesse erfasst werden. Somit wird eine Basis für nachfolgende, detaillierte Analysen und die Erstellung von Prozessmodellen geschaffen, denn durch die Analyse der Daten können erste Handlungsfelder und Verbesserungspotentiale identifiziert werden.
Innerhalb der Excel werden verschiedene Ebenen des Prozesshauses abgebildet und ausgehend von Landscape bis Task werden die Zellen zunehmend detaillierter beschrieben. Den Aufbau eines solchen Prozesshauses greift wiederum die Prozesspyramide auf.
Prozesspyramide
Die Prozesspyramide ist eine hierarchisch aufgebaute Methode, die der Darstellung und detaillierten Strukturierung von Prozessen dient. Es werden die Beziehungen zwischen verschiedenen Prozessebenen visualisiert und ermöglicht es, komplexe Abläufe zu vereinfachen und analysieren. In der Darstellungen finden sich unter anderem die Prozesslandkarte, sowie Hauptprozesse, Teilprozesse oder Aktivitäten.
Prozesslandkarte
Zugehörige Prozesse werden in der Prozesslandkarte visuell abgebildet und schaffen so ein gemeinsames Verständnis für die Prozesslandschaft. Es werden die Managementprozesse, Coreprozesse und Supportprozesse grafisch dargestellt und somit identifiziert. Die Landkarte selbst steht für das oberste Prozesslevel in dem Top-Down-System einer Prozesspyramide. Innerhalb der nächsten Ebenen werden die unterschiedlichen Management-, Core- und Supportprozesse näher beschrieben in Form der Prozessmodellierung dargestellt.
Prozessmodellierung
Innerhalb der Prozessmodellierung werden Prozesse mit Hilfe von unterschiedlichen Modellen visualisiert, analysiert und optimiert werden. Mögliche Modelle sind bspw. Flussdiagramme oder Swimlande-Diagramme, ferner können auch textuelle Modelle z.B. in Form von Tabellen in Betracht gezogen werden. Ziel der Prozessmodellierung ist es, die Abläufe, aber auch Beteiligte und Informationen innerhalb eines Prozesses zu verdeutlichen sowie Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Die Erstellung von detaillierten Prozessmodellen kann bspw. durch BPMN erfolgen.
BPMN und Darstellung
BPMN dient als grafische Notation zur Beschreibung verschiedener Prozesse und kann aufgrund eines standardisierten und leicht verständlichen Charakters komplexe Abläufe modellieren und dokumentieren. Abläufe der Prozesse, Entscheidungen, Ereignisse oder Schnittstellen können so aufgezeigt werden.
BPMN Poster: https://www.signavio.com/downloads/short-reads/free-bpmn-2-0-poster/
