Systemauswahl

Betrachtung der Systemauswahl

Klar definierte Anforderungen und Bewertungskriterien

Ein detailliertes Drehbuch (RFP) bildet die Grundlage für die Systemauswahl, indem es Anforderungen, Prozesse und gewünschte Funktionen präzise beschreibt. Dadurch wird eine objektive und transparente Vergleichbarkeit der potenziellen Anbieter sichergestellt.

Systematische Bewertung der Anbieter

Die Anbieter werden mithilfe eines standardisierten Bewertungsbogens analysiert, um Stärken und Schwächen klar herauszuarbeiten. Gleichzeitig wird Feedback aus den Systempräsentationen gesammelt, um die Entscheidungsgrundlage zu stärken.

Transparente Entscheidungsfindung

Die konsolidierte Bewertung und das Feedback aller relevanten Stakeholder fließen in die finale Auswahlentscheidung ein. Dies gewährleistet, dass die Entscheidung auf einer breiten und nachvollziehbaren Basis getroffen wird.


Überblick

Prozessablauf

Projekt Set Up

1) Ziele und Leistungen
2) Terminplan mit Meilensteinen
3) Projektorganisation und Ressourcenabsicherung 
4) Risiko- und Stakeholdermanagement
5) Kommunikationsplan

Prozess-Definition
Prozesslandkarte und V-Modell

1) Zugehörige Prozesse werden in der Prozesslandkarte abgebildet und einzelne Prozessschritte den User Stories und FunctionalRequirements zugeordnet.

2) Verschiedene Prozess-Level im V-Modell – angefangen bei Level 0 – 
Alle Anforderungen zu der gesamten Prozess-Kette werden als User Stories beschrieben. Die Herangehensweise ist ein  iterativer Prozess, bei dem die Stories entweder kommend von Funktionen oder von Prozessen beschrieben werden.

RfP-Ausschreibung 
Dokumente zur Long List

Request for Proposal und Bewertungs-Sheet

1) Im Begleitdokument werden alle fundamentalen Informationen des Requirement Sheet beschrieben

2) Diese Informationen finden sich ebenso in dem Excel Sheet wieder, um dort eine erste Priorisierung vornehmen zu können. Damit können die verschiedenen Anforderungen verglichen und gefiltert werden

Bewertung

Sammeln und Auswerten der RfP-Antworten

In der abschließenden Bewertung des RfP werden die potenziellen Systemanbieter hinsichtlich der Process User Story, der funktionalen Anforderungen und ihres Umsetzungsaufwandes grafisch miteinander verglichen.

1) Bewertung der funktionalen Anforderungen
2) Bewertung der Prozess User Stories
3) Bewertung des Implementierungsaufwands

Inhalte

Drehbuch für Business Walk Through zur Shortlist

BUCs und Funktionale Anforderungen können unterschiedlich gewichtet werden und somit zu einem anderen Ergebnis beim Vergleich der Systemanbieter führen.

1) Auswahl von Systemanbietern auf Basis der vorherigen Bewertung
2) Ausgewählte Systemanbieter auf der Shortlist werden zu kommerziellen Angeboten befragt (Kosten, Aufwand in PD, Qualifikation, …)

Rückgabe der Commercial Offers

Inhalte:

Lizenz-Modell
– Lizenz-Typ
– Anzahl der Nutzer
– Single Price

Detaillierte Konzeptionierung
– Installation der Software
– Prototyping
– Konfiguration
– Programmierung
– Training
– Go-Live-Unterstützung
– Freigabe-Update

Pitch Day und User Guide 

Fokus:

1) Business Use Case Definition aus Business Walk Trough

2) Vorstellung der Use Cases und Functional Stories
– ID
– Story
– Erfolgskriterien
– Eigener Eindruck
– Bewertung

3) Gesamtbewertung (Gewichtung möglich)

4) Gesamtbewertung des Systemanbieters

Entscheidung

Die Entscheidung über die Festlegung des Systems setzt sich aus drei Komponenten zusammen:

1) Gesamtergebnis der Systemanbieter aus fachlicher Sicht
2) Bewertung der kaufmännischen Angebote
3) Weiche Faktoren (Referenzen, strategische Ausrichtung, Selbstauskunft, Gesamteindruck,…)

Sobald jede der drei Komponenten ein schlüssiges Ergebnis liefert, können die Einkaufsverhandlungen aufgenommen werden.

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